Não se pode dizer que haja regras fixas e preexistentes à formação das abreviaturas. Estas dependem sobretudo de convenções que impõem uma segmentação nem sempre sistemática. No entanto, observa-se a tendência para as abreviaturas corresponderem à primeira sílaba e à consoante da segunda sílaba da palavra abreviada. É o que se vê em prof. para professor.

Outra tendência é começar pela primeira letra da palavra ou pela sequência formada pela primeira sílaba e letra inicial da segunda sílaba e terminar com a última letra, como se constata em sr. para senhor, p.^e para padre ou prof.ª para professora. Mas muito depende também de como a abreviatura se fixou por tradição. Por exemplo, para administração é frequente usar admin., mas, para pessoal, pode-se propor p., pes. ou pess. Sendo assim, são aceitáveis as duas formulações propostas pela consulente, porque não existem abreviaturas fixadas por convenção para administração, pessoal ou vencimento.

Note-se que na formação de abreviaturas é obrigatório o uso de um ponto, ou a terminar a abreviatura (caso de prof. ou admin.), ou intercalado entre uma sequência de letras iniciais e a letra final, em expoente (prof.ª, p.^e).