A questão que coloca põe-se não tanto quando se assina em nome de uma instituição, mas sobretudo quando se assina em nome de um detentor de um determinado cargo numa instituição ou em nome de um órgão da instituição. Por exemplo: «O Presidente», «O Diretor», «O Chefe de Divisão», «O Coordenador», etc. Nesses casos, e atendendo a que o cargo, antecedido do artigo, já se encontra impresso no documento, alguém que assine em nome do seu titular, fá-lo adicionando de forma manuscrita «Pel’», ou seja, «Pel’O Presidente», «Pel’O Diretor», «Pel’O Chefe de Divisão», «Pel’O Coordenador». Este uso do apóstrofo enquadra-se no disposto na alínea a) do n.º 1 da Base XVIII do Acordo Ortográfico de 1990, pois esse sinal marca ali a cisão gráfica de uma contração ou aglutinação vocabular, já que o cargo pertence a um conjunto vocabular distinto. Igual regra se usa ao assinar por um órgão de uma instituição, como por exemplo em:
O normal é, pois, assinar «Pel’A» ou «Pel’O» quer no caso de um detentor de um cargo numa instituição, quer no caso de um órgão de uma instituição. A forma «P´la» não se encontra consagrada na ortografia vigente, sendo preferível usar a forma completa — Pela — até por se tratar de uma palavra muito pequena, contração de «por a», riscando, então, o artigo «A» ou «O» que antecede o cargo ou órgão.
Outra possibilidade, mas que não tem feito parte do uso, é «Pla.», forma reduzida de pela (contração da preposição antiga per e da forma arcaica la do artigo definido: per + la) no Vocabulário da Língua Portuguesa (1966), de Rebelo Gonçalves, que respeita a reforma ortográfica de 1945: «Pela, combinação de per, prep. com la, fem. sing. do art. lo. Red.: Pla.» (p. 769). Do mesmo modo, a redução de pelo é plo. (idem, p. 771). Importa não esquecer que as abreviaturas ou formas reduzidas devem ser seguidas de ponto, o que se pode verificar pelas abreviaturas relativas à própria redução (Red.= redução) e ao processo de formação dessa forma reduzida (prep. = preposição; fem. = feminino; sing. = singular; art. = artigo).
