A frase «O primeiro passo será preencher o formulário» tem a vantagem de ser mais curta do que «O primeiro passo será o (passo) de preencher o formulário». Neste segundo caso, “o” é um pronome demonstrativo porque substitui o sintagma nominal “o passo”.
Não há qualquer regra que exclua a segunda frase. Ela é apenas mais longa e menos esclarecedora.