O segredo do sucesso de uma apresentação oral reside em boa parte na preparação dos vários planos que a envolvem: do verbal ao não-verbal. A insegurança e o receio, os grandes inimigos do orador, combatem-se com a confiança que advém de uma preparação cuidada. Esta é uma forma segura de minimizar alguns dos imprevistos que podem perturbar uma apresentação. Cada detalhe é um contributo fundamental para se ser bem-sucedido. Por isso, é importante estar ciente de que os vários planos que envolvem o ato de falar em público vão muito além do texto, que normalmente acaba por ser a preocupação central do orador. Há 10 aspetos fundamentais a ter em consideração quando se preparara uma apresentação pública.

1.º Definir o objetivo da comunicação
Antes de pensar em qualquer outro aspeto da apresentação, é importante definir claramente o objetivo da intervenção. Qual a finalidade da comunicação? Informar, convencer, justificar, divertir, …

O objetivo da comunicação estrutura a apresentação. Tenha-o sempre presente! 

2.º Determinar o tipo de público
Comunicar implica ter em consideração o tipo de público ao qual se dirige o discurso. É fundamental antecipar em traços gerais as características do auditório: trata-se de um grupo informal, formal, heterogéneo, especializado na área, sem formação específica, jovem, menos jovem, … Os traços do público são muito importantes na configuração da apresentação: pensar nas características de quem vai ouvir ajuda a definir o que se vai dizer e como se vai dizer.

O discurso dirige-se a pessoas reais. Não as esqueça no momento da preparação. 

3.º Antecipar o espaço
O local onde se fala não é um elemento neutro na apresentação. Se se pretende proximidade com o auditório, mas o espaço da apresentação é um palco, como agir? É preferível falar de pé ou sentado? No espaço da apresentação, existe um púlpito ou uma mesa? Antecipar estes elementos espaciais permite incluí-los na preparação, testando-os de forma comunicativa.

A gestão do espaço é significativa. Explore-a.

4.º Respeitar o tempo
Habitualmente, uma apresentação oral tem um tempo predefinido, o que deve delimitar a quantidade de informação a tratar. Tentar dizer tudo o que se sabe sobre um assunto é um erro. O importante é saber selecionar o essencial em função do interesse do público e do tempo de que se dispõe. Tentar falar mais rapidamente para dizer mais e desrespeitar deliberadamente o tempo concedido com vista a transmitir mais informação são estratégias que raramente têm um efeito positivo.

O tempo doseia a informação. Respeite-o.

5.º Preparar o texto
A seleção de ideias e a sua organização em função do género textual a trabalhar são aspetos fundamentais para o sucesso de uma apresentação. Não se deve optar por escrever o texto a apresentar na íntegra, pois tal convida a uma comunicação “lida”. O texto deve ser reduzido a ideias/frases-chave que serão registadas num cartão de apresentação. Este será o único “texto” a ser usado como auxiliar de memória durante a apresentação. A organização em tópicos deverá também ser a base do treino. Deve ensaiar-se em voz alta a apresentação, as vezes que se julgar necessárias. Repetir dá segurança ao orador. Naturalmente, a cada ensaio, o texto de apresentação será ligeiramente diferente.

A apresentação deve ser natural. Selecione e ordene os tópicos da apresentação e treine em voz alta com base neles.

6.º Ajustar os gestos
As mãos podem ser um empecilho em qualquer comunicação oral. Um orador pouco preparado pode gesticular em excesso, não gesticular de todo, colocar as mãos em locais “estranhos”. Estas e outras opções acabam por distrair o público porque deslocam a sua atenção do texto para o não-verbal, sobretudo quando este é marcado pela repetição ou pelo cariz inusitado de um gesto. Preparar uma apresentação oral implica também pensar os gestos e adequá-los ao tema e ao público.

Os gestos devem ser naturais e expressivos. Antecipe e treine a comunicação gestual.

7.º Diversificar o olhar
O olhar é um dos domínios da comunicação não-verbal. A sua expressividade confere vida e sentido ao texto e pode captar ou afastar a atenção do auditório. O orador deve evitar refugiar-se nas notas, olhar apenas para quem conhece ou olhar para o infinito. É importante procurar o contacto visual com as pessoas do público e diversificá-lo. Enquanto se olha para o público, é importante avaliar o grau de interesse de quem está presente. Essa informação pode permitir ajustar a apresentação.

O olhar comunica com o público. Olhe-o nos olhos!

8.º Comunicar com o corpo
O corpo, como um todo, também comunica e ajuda a destacar momentos do texto. Inclinar-se em direção ao auditório é, por exemplo, um gesto de cumplicidade que desperta a atenção. Deve evitar-se uma posição rígida, com o corpo direito e inexpressivo. A apresentação não deve ser acompanhada de “passos de dança”, movimentos pendulares, tiques com ombros, pernas ou pés. O corpo deve dizer o mesmo que o texto, sublinhando as ideias-chave. Por isso, uma apresentação de pé é, em situações normais, mais amiga da comunicação.

O corpo é um dos planos da apresentação. Use-o para comunicar.

9.º Trabalhar a expressividade da voz
Uma apresentação em voz monocórdica e baixa é condição de insucesso. A voz deve adequar o ritmo ao assunto (lento, rápido, com pausas, …). O tom deve transmitir o sentimento que se pretende associar ao texto (afetuoso, neutro, duro, …). A intensidade deve ser ajustada ao tema, ao espaço físico e ao número de ouvintes (é necessário falar mais alto em espaços grandes, por exemplo). A voz sublinha a informação e organiza o texto.

A voz é o sal da apresentação. Doseie-a.

10.º Selecionar a roupa a usar
Embora possa parecer um tópico fútil, a indumentária selecionada influencia o público, a sua atenção e o grau de confiança que ele vai conceder à apresentação. A roupa deve ajustar-se ao contexto comunicativo, ao tema e às intenções.

A roupa condiciona o auditório e o próprio orador. Não a descure.

A estes aspetos nucleares na preparação de uma apresentação, o orador terá de acrescentar o conhecimento das perceções do público no decurso de uma apresentação para antever o que as pessoas esperam dele e os aspetos a que vão dedicar mais atenção. Este será o tema de um próximo texto.